Los 10 prompts definitivos para tus emails profesionales

El email sigue siendo la piedra angular de la comunicación profesional. Sin embargo, ¿quién no ha pasado un tiempo valioso buscando la fórmula perfecta para un recordatorio, redactando un resumen de reunión exhaustivo o declinando una invitación con tacto? La buena noticia es que la inteligencia artificial se ha convertido en un copiloto extraordinariamente potente para optimizar esta tarea cotidiana. Como ingeniero y emprendedor, he probado y perfeccionado personalmente cientos de peticiones para transformar mis largas horas de redacción en unos pocos segundos de generación. El secreto no reside solo en la herramienta, sino en el arte de hablarle: el prompt.

Según nuestra experiencia, un prompt bien diseñado es un verdadero multiplicador de productividad). No se trata de dejar que la IA escriba en nuestro lugar, sino de guiarla para que produzca un borrador de alta calidad, alineado con nuestros objetivos, nuestro tono y nuestro contexto. Esta es la base de una buena estrategia de creación de prompts para la inteligencia artificial.

Esta guía te desvela 10 prompts definitivos, probados en la práctica con modelos como GPT-4, Claude 3 y Gemini, para cubrir las situaciones más comunes de tu vida profesional. Prepárate para ahorrar tiempo y comunicar con más impacto.

Para sacar el máximo provecho de estos prompts, ten en cuenta estos cuatro principios. Los aplicamos sistemáticamente para obtener resultados pertinentes a la primera.

1. El Contexto es el Rey: Nunca asumas que la IA conoce tu situación. Cuantos más detalles proporciones (quién eres, quién es el destinatario, vuestra relación, el historial de vuestros intercambios), más precisa será la respuesta.
2. Define el Tono: ¿Quieres un email formal, amistoso, directo, persuasivo, empático? Especifícalo explícitamente. La IA puede pasar del tono de un CEO al de un colega en un instante si se lo pides.
3. Sé Preciso con el Objetivo: ¿Cuál es el propósito de este email? ¿Obtener una respuesta? ¿Confirmar una fecha? ¿Informar de una decisión? Enuncia claramente la acción que esperas del destinatario.
4. Itera y Personaliza: Considera siempre el resultado de la IA como un primer borrador. Es un borrador al 90 %. El 10 % restante es tu toque personal, tu experiencia humana que marcará la diferencia. Revisa, corrige y añade una frase que demuestre que eres tú quien escribe.

La prospección en frío es un arte delicado. El objetivo es captar la atención sin parecer genérico o insistente. La IA puede ayudarte a encontrar el ángulo correcto.

La estructura del prompt

Actúa como un experto en desarrollo de negocio. Redacta un email de prospección corto (menos de 150 palabras) e impactante.
- Mi identidad: [Tu Nombre], [Tu Cargo] en [Tu Empresa].
- Mi empresa: [Breve descripción de lo que hace tu empresa y su propuesta de valor única].
- Destinatario: [Nombre del Destinatario], [Cargo del Destinatario] en [Empresa del Destinatario].
- Contexto: Descubrí [Empresa del Destinatario] a través de [Fuente, ej: un artículo, LinkedIn, un evento] y me impresionó [elemento específico y auténtico que admiras].
- Problema que resuelvo: Sé que las empresas como la vuestra suelen enfrentarse a [problema común y relevante para el destinatario].
- Solución: Nuestro servicio/producto [Nombre del servicio/producto] ayuda a resolver este problema [explicar el beneficio clave en una frase]. Hemos ayudado a [Nombre de un cliente similar] a obtener [resultado cuantificable].
- Tono: Profesional, respetuoso y seguro.
- Llamada a la acción: Proponer una breve llamada de 15 minutos la próxima semana para hablarlo.
- Asunto del email: Debe ser personalizado, corto e intrigante. Proponme 3 opciones.

Consejo de experto

Según nuestra experiencia, la personalización es la clave del éxito de un email en frío. El elemento [elemento específico y auténtico que admiras] es el más importante. Tómate dos minutos para investigar de verdad sobre la persona o la empresa. La IA no puede inventar esa sinceridad, pero puede formularla perfectamente una vez que se la proporcionas.

La mayoría de las oportunidades se materializan después de uno o varios seguimientos. ¿Cómo hacerlo sin ser molesto? Aportando valor en cada contacto.

La estructura del prompt

Actúa como consultor de comunicación. Redacta un email de seguimiento breve y cortés a raíz de mi anterior email enviado hace [fecha o número de días].
- Contexto del email inicial: Había contactado a [Nombre del Destinatario] para [resumen del asunto del email inicial].
- Nuevo aporte de valor: Quiero añadir un elemento útil, como [un enlace a un artículo de blog relevante, un caso de estudio, una nueva funcionalidad de nuestro producto, un recurso gratuito].
- Objetivo: Asegurarme de que ha recibido mi mensaje y reactivar su interés de forma sutil, sin presionar.
- Tono: Amistoso, servicial y conciso.
- Llamada a la acción: Simple y abierta, del tipo "No dudes en contactarme si tienes cualquier pregunta".
- Asunto: Propón 2 opciones, una respondiendo al email anterior (Re: Asunto inicial), y otra con un nuevo asunto.

Consejo de experto

Hemos comprobado que el seguimiento que aporta valor es 3 veces más eficaz que un simple recordatorio del tipo "Solo quería hacer seguimiento de mi email". La IA es excelente para formular la transición entre tu email inicial y el nuevo recurso que compartes.

Solicitar el tiempo de alguien exige claridad y respeto por su agenda. El prompt debe ser directo y facilitar la toma de decisiones.

La estructura del prompt

Redacta un email para pedir una reunión.
- Destinatario: [Nombre del Destinatario].
- Mi identidad: [Tu Nombre].
- Contexto de la petición: Necesitamos hablar sobre [tema preciso de la reunión].
- Objetivo de la reunión: El objetivo es [decisión a tomar, información a compartir, problema a resolver].
- Duración estimada: [ej: 30 minutos].
- Participantes (si hay otros aparte de ti y el destinatario): [Nombres y cargos].
- Tono: Profesional y directo.
- Llamada a la acción: Facilitar la planificación. Proponer 2 o 3 franjas horarias específicas (ej: Martes a las 14h, Miércoles a las 10:30h) ofreciendo al mismo tiempo la flexibilidad de proponer otras opciones. Mencionar que puedo enviar una invitación de calendario una vez se confirme la hora. Proponer también un enlace a mi Calendly/herramienta de planificación si uso una.

Consejo de experto

Elimina cualquier fricción. Proponer franjas horarias concretas evita las idas y venidas innecesarias. Mencionar un orden del día, aunque sea breve, demuestra que respetas el tiempo de tu interlocutor y que la reunión será productiva.

Un buen resumen de reunión alinea a todo el mundo, formaliza las decisiones y aclara los próximos pasos. La IA puede sintetizar tus notas en bruto en un documento claro y profesional.

La estructura del prompt

Transforma mis notas en bruto de la reunión en un resumen por email profesional y estructurado.
- Título de la reunión: [Título].
- Fecha: [Fecha].
- Participantes: [Lista de participantes].
- Mis notas en bruto: 
"""
[Copia y pega aquí tus notas, incluso si están desordenadas. Ej:
- Punto 1 discutido, María piensa que..., Pedro sugiere hacer X.
- Decisión tomada sobre el presupuesto: 5k€.
- Problema del login planteado por Sara.
- Acciones: Juan debe enviar el doc antes del viernes. Yo: contactar al cliente Z. Sara: hacer una maqueta.]
"""
- Tono: Factual, claro y organizado.
- Formato de salida deseado: 
  1.  **Resumen de los puntos clave discutidos.**
  2.  **Decisiones tomadas.**
  3.  **Plan de acción (Puntos de acción):** en forma de tabla con 3 columnas: "Tarea", "Responsable", "Fecha límite".
- Llamada a la acción: Terminar pidiendo a los participantes que confirmen que el resumen es correcto y completo.

Consejo de experto

La calidad del resultado depende directamente de la calidad de tus notas. No dudes en incluir nombres y verbos de acción en tus notas en bruto. La IA es particularmente buena transformando esta masa de información en una tabla de acciones clara, que es la parte más importante del resumen.

Saber decir que no es una habilidad esencial. La IA puede ayudarte a formular una negativa que sea firme, respetuosa y que preserve la relación.

La estructura del prompt

Actúa como un coach de comunicación. Ayúdame a redactar un email para rechazar amablemente una petición.
- Persona que hace la petición: [Nombre y relación, ej: un colega, un cliente potencial].
- La petición: [Describe precisamente lo que te han pedido].
- La razón de mi negativa (debe formularse de manera positiva y sin justificarse en exceso): [ej: Mi equipo y yo estamos actualmente 100% enfocados en el proyecto X para cumplir nuestros compromisos; No tengo la experiencia requerida para esta misión; Este proyecto no se alinea con nuestros objetivos estratégicos actuales].
- Tono: Empático, respetuoso pero firme.
- Objetivo: Rechazar claramente la petición preservando una buena relación. Si es posible, proponer una alternativa o una ayuda indirecta.
- Alternativa (opcional): [ej: Puedo recomendarte a [Nombre de otra persona], que sería perfecta para esto; Aquí tienes un artículo/recurso que podría ayudarte; Podríamos volver a hablarlo en [X meses]].

Este es un email a menudo delicado de redactar. Hay que ser factual y profesional, a la vez que se incita a la acción.

La estructura del prompt

Redacta un email de recordatorio para una factura impagada. El tono debe evolucionar según el número de recordatorios.
- Nivel de recordatorio: [1er recordatorio amistoso, 2º recordatorio más formal, 3er y último recordatorio antes de acciones legales].
- Información de la factura:
- Número de factura: [Número].
- Importe: [Importe].
- Fecha de emisión: [Fecha].
- Fecha de vencimiento: [Fecha].
- Destinatario: [Nombre del contacto], [Empresa].
- Tono:
- Para el 1er recordatorio: Amistoso y comprensivo (asumiendo que ha sido un simple olvido).
- Para el 2º recordatorio: Profesional y directo, recordando los términos del contrato.
- Para el 3er recordatorio: Formal y urgente, mencionando los próximos pasos en caso de impago.
- Llamada a la acción: Pagar la factura a través del enlace [Enlace] o preguntar si está teniendo dificultades.
- Archivo adjunto: Mencionar que la factura se adjunta de nuevo para mayor comodidad.

Ya sea para anunciar una nueva incorporación, un cambio de proceso o un éxito, la claridad y el entusiasmo son clave.

La estructura del prompt

Redacta un email de anuncio interno para mi equipo.
- Objeto del anuncio: [ej: Llegada de un nuevo miembro, Lanzamiento de un nuevo proyecto, Consecución de un objetivo, Cambio de procedimiento].
- Detalles clave: [Proporciona todos los puntos importantes. Para una nueva incorporación: nombre, puesto, fecha de inicio, trayectoria, misión. Para un proyecto: nombre, objetivos, equipo implicado, fecha de lanzamiento].
- Por qué es importante: [Explica brevemente el impacto positivo para el equipo o la empresa].
- Tono: Positivo, informativo y motivador.
- Llamada a la acción (si es necesario): [ej: Dadle la bienvenida a [Nombre]; Consultad el nuevo documento de proceso aquí; Preparad vuestras preguntas para la reunión de lanzamiento del lunes].
- Firma: [Tu Nombre], [Tu Cargo].

Una buena presentación es un regalo. Debe ser concisa y beneficiosa para ambas partes.

La estructura del prompt

Redacta un email para poner en contacto a dos personas de mi red.
- Persona 1: [Nombre de la Persona 1], [su cargo/experiencia], a quien pongo en copia.
- Persona 2: [Nombre de la Persona 2], [su cargo/experiencia], el destinatario principal.
- Contexto de la presentación: Explicar brevemente por qué creo que su encuentro sería mutuamente beneficioso. [ej: Persona 2, buscas experiencia en [área], y Persona 1 es un(a) experto(a) reconocido(a) en este tema. Persona 1, Persona 2 trabaja en un proyecto innovador de [descripción] que podría interesarte].
- Tono: Cálido y profesional.
- Llamada a la acción: Proponer a ambas personas que tomen el relevo. La fórmula clásica es: "Os dejo que contactéis directamente. [Nombre de la Persona 1], te dejo la iniciativa para el seguimiento."
- Asunto: Claro y directo. Ej: "Presentación: [Nombre Persona 1] <> [Nombre Persona 2]".

Responder a un cliente descontento es una oportunidad para transformar una experiencia negativa en lealtad. La empatía, la claridad y la proactividad son esenciales.

La estructura del prompt

Actúa como un responsable de atención al cliente experimentado. Redacta una respuesta a un email de queja de un cliente.
- Nombre del cliente: [Nombre].
- Problema del cliente: [Resume la queja del cliente de manera factual, citando sus propias palabras si es posible].
- Mi análisis de la situación: [¿Es un error nuestro? ¿Un malentendido? ¿Un problema técnico?].
- Tono: Muy empático, tranquilizador y profesional. El cliente debe sentirse escuchado y comprendido.
- Estructura de la respuesta: 
  1.  Agradecer al cliente su feedback y reconocer su frustración. Validar sus emociones.
  2.  Presentar disculpas sinceras por las molestias causadas (si es culpa nuestra).
  3.  Explicar brevemente lo que ha sucedido (de manera transparente, sin buscar excusas).
  4.  Proponer una solución concreta e inmediata. [ej: Le enviaremos un nuevo producto inmediatamente; Acabo de aplicarle un reembolso de X€; Aquí tiene un cupón de descuento para su próximo pedido].
  5.  Explicar las medidas tomadas para que no vuelva a ocurrir.
  6.  Terminar con una nota personal y ofrecer un contacto directo para cualquier pregunta.

El email de bienvenida marca el tono de la futura relación, ya sea con un nuevo cliente o un nuevo empleado. Debe ser cálido, informativo y detallar los próximos pasos.

La estructura del prompt

Redacta un email de bienvenida (onboarding).
- Dirigido a: [Nuevo cliente / Nuevo empleado].
- Nombre de la persona: [Nombre].
- Contexto: [ej: Acaba de suscribirse a nuestro servicio [Nombre del servicio] / Se une al equipo en el puesto de [Puesto]].
- Tono: Entusiasta, acogedor y claro.
- Elementos a incluir:
- Un mensaje de bienvenida personalizado.
- Un recordatorio del valor/misión. [ej: "Bienvenido a [Empresa], donde ayudamos a nuestros clientes a..." / "Bienvenido al equipo, estamos encantados de tenerte para construir..."]
- Los próximos pasos cruciales (3 a 5 puntos como máximo). [ej: Para un cliente: 1. Valida tu cuenta. 2. Consulta nuestra guía de inicio. 3. Planifica tu llamada de onboarding. Para un empleado: 1. Tu programa para el primer día. 2. Tus accesos y equipo. 3. Conoce a tu tutor/mánager].
- Enlaces a recursos útiles (FAQ, documentación, intranet, etc.).
- A quién contactar en caso de duda.

Consejo de experto

La automatización es tu aliada en este caso. Este prompt es perfecto para crear una plantilla para integrar en tu CRM o tu sistema de RR. HH. Hemos implementado flujos de trabajo de automatización basados en este tipo de plantilla, lo que nos asegura que cada nueva incorporación reciba una comunicación coherente y de calidad, ahorrándonos al mismo tiempo un tiempo considerable.

Para garantizar la calidad y la pertinencia de nuestros consejos, nos basamos en prácticas consolidadas e investigaciones continuas en los campos de la IA y la comunicación profesional.

• Blog de OpenAI: Recurso oficial para las mejores prácticas y actualizaciones sobre los modelos GPT, incluyendo guías sobre cómo redactar instrucciones eficaces.
• Blog de Google AI / DeepMind: Artículos y publicaciones sobre las capacidades y aplicaciones de modelos de IA como Gemini, que ofrecen una visión de los principios de funcionamiento de la IA conversacional.
• Harvard Business Review (HBR): Publicaciones de referencia sobre comunicación empresarial, eficacia directiva y productividad, que informan nuestro enfoque estratégico sobre el uso de la IA para tareas profesionales.
• Documentación de Anthropic: Guías técnicas sobre "prompt engineering" para el modelo Claude, que detallan técnicas para obtener respuestas más fiables, precisas y creativas.