Die 10 ultimativen Prompts für Ihre professionellen E-Mails

E-Mails sind nach wie vor der Eckpfeiler der professionellen Kommunikation. Doch wer hat nicht schon wertvolle Zeit damit verbracht, nach der perfekten Formulierung für eine Nachfass-E-Mail zu suchen, ein ausführliches Besprechungsprotokoll zu verfassen oder eine Einladung taktvoll abzulehnen? Die gute Nachricht ist, dass die künstliche Intelligenz zu einem außerordentlich leistungsstarken Copiloten geworden ist, um diese tägliche Aufgabe zu optimieren. Als Ingenieur und Unternehmer habe ich persönlich Hunderte von Anfragen getestet und verfeinert, um meine stundenlange Schreibarbeit in sekundenschnelle Generierung zu verwandeln. Das Geheimnis liegt nicht nur im Werkzeug selbst, sondern in der Kunst, wie man mit ihm spricht: dem Prompt.

Unserer Erfahrung nach ist ein gut gestalteter Prompt ein echter Produktivitäts)-Multiplikator. Es geht nicht darum, die KI für uns schreiben zu lassen, sondern sie so anzuleiten, dass sie einen hochwertigen Entwurf erstellt, der auf unsere Ziele, unseren Ton und unseren Kontext abgestimmt ist. Das ist die Grundlage einer guten Strategie zur Erstellung von Prompts für künstliche Intelligenz.

Dieser Leitfaden stellt Ihnen 10 ultimative Prompts vor, die in der Praxis mit Modellen wie GPT-4, Claude 3 und Gemini getestet wurden, um die häufigsten Situationen in Ihrem Berufsleben abzudecken. Machen Sie sich bereit, Zeit zu sparen und wirkungsvoller zu kommunizieren.

Um das Beste aus diesen Prompts herauszuholen, sollten Sie diese vier Prinzipien beachten. Wir wenden sie systematisch an, um auf Anhieb relevante Ergebnisse zu erzielen.

1. Der Kontext ist König: Gehen Sie niemals davon aus, dass die KI Ihre Situation kennt. Je mehr Details Sie angeben (wer Sie sind, wer der Empfänger ist, Ihre Beziehung, die bisherige Kommunikation), desto präziser wird die Antwort sein.
2. Definieren Sie den Ton: Möchten Sie eine formelle, freundliche, direkte, überzeugende oder empathische E-Mail? Geben Sie dies explizit an. Die KI kann auf Befehl im Handumdrehen von einem CEO-Ton zu dem eines Kollegen wechseln.
3. Seien Sie präzise beim Ziel: Was ist der Zweck dieser E-Mail? Eine Antwort erhalten? Einen Termin bestätigen? Über eine Entscheidung informieren? Formulieren Sie klar die Handlung, die Sie vom Empfänger erwarten.
4. Iterieren und personalisieren Sie: Betrachten Sie den Output der KI immer als einen ersten Entwurf. Es ist ein zu 90 % fertiger Rohentwurf. Die restlichen 10 % sind Ihre persönliche Note, Ihre menschliche Expertise, die den entscheidenden Unterschied macht. Lesen Sie den Text Korrektur, verbessern Sie ihn und fügen Sie einen Satz hinzu, der zeigt, dass er wirklich von Ihnen stammt.

Die Kaltakquise ist eine heikle Kunst. Das Ziel ist es, die Aufmerksamkeit zu erregen, ohne generisch oder aufdringlich zu wirken. Die KI kann Ihnen helfen, den richtigen Ansatz zu finden.

Die Prompt-Struktur

Handle als Experte für Geschäftsentwicklung. Verfasse eine kurze (weniger als 150 Wörter) und prägnante Kaltakquise-E-Mail.
- Meine Identität: [Ihr Name], [Ihre Position] bei [Ihr Unternehmen].
- Mein Unternehmen: [Kurze Beschreibung dessen, was Ihr Unternehmen tut, und sein einzigartiges Wertversprechen].
- Empfänger: [Name des Empfängers], [Position des Empfängers] bei [Unternehmen des Empfängers].
- Kontext: Ich habe [Unternehmen des Empfängers] über [Quelle, z. B. einen Artikel, LinkedIn, eine Veranstaltung] entdeckt und war beeindruckt von [spezifisches und authentisches Element, das Sie bewundern].
- Problem, das ich löse: Ich weiß, dass Unternehmen wie Ihres oft mit [häufiges und für den Empfänger relevantes Problem] konfrontiert sind.
- Lösung: Unser Service/Produkt [Name des Services/Produkts] hilft, dieses Problem zu lösen, indem es [den Hauptvorteil in einem Satz erklären]. Wir haben [Name eines ähnlichen Kunden] geholfen, [quantifizierbares Ergebnis] zu erzielen.
- Ton: Professionell, respektvoll und selbstbewusst.
- Call-to-Action: Schlagen Sie einen kurzen 15-minütigen Anruf nächste Woche vor, um darüber zu sprechen.
- Betreff der E-Mail: Muss personalisiert, kurz und ansprechend sein. Schlage mir 3 Optionen vor.

Tipp vom Experten

Unserer Erfahrung nach ist Personalisierung der Schlüssel zum Erfolg einer Kaltakquise-E-Mail. Das Element [spezifisches und authentisches Element, das Sie bewundern] ist das wichtigste. Nehmen Sie sich zwei Minuten Zeit, um wirklich über die Person oder das Unternehmen zu recherchieren. Die KI kann diese Aufrichtigkeit nicht erfinden, aber sie kann sie perfekt formulieren, sobald Sie sie ihr vorgeben.

Die meisten Gelegenheiten ergeben sich erst nach einem oder mehreren Follow-ups. Wie macht man das, ohne aufdringlich zu sein? Indem man bei jedem Kontakt einen Mehrwert bietet.

Die Prompt-Struktur

Handle als Kommunikationsberater. Verfasse eine kurze und höfliche Follow-up-E-Mail zu meiner vorherigen Nachricht vom [Datum oder vor X Tagen].
- Kontext der ursprünglichen E-Mail: Ich hatte [Name des Empfängers] kontaktiert, um [Zusammenfassung des ursprünglichen E-Mail-Betreffs].
- Neuer Mehrwert: Ich möchte etwas Nützliches hinzufügen, wie [einen Link zu einem relevanten Blogartikel, eine Fallstudie, eine neue Funktion unseres Produkts, eine kostenlose Ressource].
- Ziel: Sicherstellen, dass er/sie meine Nachricht erhalten hat, und sein/ihr Interesse auf subtile Weise neu wecken, ohne Druck auszuüben.
- Ton: Freundlich, hilfsbereit und prägnant.
- Call-to-Action: Einfach und offen, wie zum Beispiel "Zögern Sie nicht, falls Sie Fragen haben".
- Betreff: Schlage 2 Optionen vor, eine als Antwort auf die vorherige E-Mail (AW: Ursprünglicher Betreff), die andere mit einem neuen Betreff.

Tipp vom Experten

Wir haben festgestellt, dass ein Follow-up, das einen Mehrwert bietet, dreimal effektiver ist als ein einfaches „Ich wollte nur mal nachfragen“. Die KI eignet sich hervorragend, um den Übergang von Ihrer ursprünglichen E-Mail zur neuen Ressource, die Sie teilen, zu formulieren.

Die Zeit einer anderen Person in Anspruch zu nehmen, erfordert Klarheit und Respekt für deren Terminkalender. Der Prompt muss direkt sein und die Entscheidungsfindung erleichtern.

Die Prompt-Struktur

Verfasse eine E-Mail, um einen Termin anzufragen.
- Empfänger: [Name des Empfängers].
- Meine Identität: [Ihr Name].
- Kontext der Anfrage: Wir müssen über [konkretes Thema des Meetings] sprechen.
- Ziel des Meetings: Das Ziel ist, [zu treffende Entscheidung, zu teilende Information, zu lösendes Problem].
- Geschätzte Dauer: [z. B. 30 Minuten].
- Teilnehmer (falls andere als Sie und der Empfänger): [Namen und Rollen].
- Ton: Professionell und direkt.
- Call-to-Action: Die Planung erleichtern. Schlage 2 oder 3 konkrete Zeitfenster vor (z. B. Dienstag um 14:00 Uhr, Mittwoch um 10:30 Uhr) und biete gleichzeitig die Flexibilität, andere Optionen vorzuschlagen. Erwähne, dass ich eine Kalendereinladung senden kann, sobald das Zeitfenster bestätigt ist. Biete auch einen Link zu meinem Calendly/Planungstool an, falls ich eines verwende.

Tipp vom Experten

Beseitigen Sie jegliche Hürden. Das Vorschlagen konkreter Zeitfenster vermeidet unnötiges Hin und Her. Die Erwähnung einer, wenn auch kurzen, Agenda zeigt, dass Sie die Zeit Ihres Gesprächspartners respektieren und das Meeting produktiv sein wird.

Ein gutes Protokoll bringt alle auf den gleichen Stand, formalisiert Entscheidungen und klärt die nächsten Schritte. Die KI kann Ihre Rohnotizen in ein klares und professionelles Dokument zusammenfassen.

Die Prompt-Struktur

Wandle meine Rohnotizen aus der Besprechung in ein professionelles und strukturiertes E-Mail-Protokoll um.
- Titel der Besprechung: [Titel].
- Datum: [Datum].
- Teilnehmer: [Liste der Teilnehmer].
- Meine Rohnotizen: 
"""
[Fügen Sie hier Ihre Notizen ein, auch unsortiert. Bsp.:
- Punkt 1 besprochen, Marie meint..., Pierre schlägt vor, X zu tun.
- Entscheidung zum Budget getroffen: 5k€.
- Login-Problem von Sarah angesprochen.
- Aktionen: Jean muss das Dokument vor Freitag senden. Ich: Kunde Z kontaktieren. Sarah: einen Entwurf erstellen.]
"""
- Ton: Sachlich, klar und organisiert.
- Gewünschtes Ausgabeformat: 
  1.  **Zusammenfassung der wichtigsten besprochenen Punkte.**
  2.  **Getroffene Entscheidungen.**
  3.  **Aktionsplan (Action Items):** in Form einer Tabelle mit 3 Spalten: "Aufgabe", "Verantwortlicher", "Frist".
- Call-to-Action: Bitten Sie die Teilnehmer am Ende, zu bestätigen, dass die Zusammenfassung korrekt und vollständig ist.

Tipp vom Experten

Die Qualität des Ergebnisses hängt direkt von der Qualität Ihrer Notizen ab. Zögern Sie nicht, Namen und handlungsorientierte Verben in Ihre Rohnotizen aufzunehmen. Die KI ist besonders gut darin, diese Informationsflut in eine klare Aktionstabelle umzuwandeln, was der wichtigste Teil des Protokolls ist.

Nein sagen zu können ist eine wesentliche Fähigkeit. Die KI kann Ihnen helfen, eine Absage zu formulieren, die bestimmt, aber respektvoll ist und die Beziehung schont.

Die Prompt-Struktur

Handle als Kommunikationscoach. Hilf mir, eine E-Mail zu verfassen, um eine Anfrage höflich abzulehnen.
- Person, die die Anfrage stellt: [Name und Beziehung, z. B. ein Kollege, ein potenzieller Kunde].
- Die Anfrage: [Beschreiben Sie genau, worum Sie gebeten wurden].
- Der Grund für meine Absage (sollte positiv und ohne übermäßige Rechtfertigung formuliert werden): [z. B. Mein Team und ich konzentrieren uns derzeit zu 100 % auf das Projekt X, um unsere Verpflichtungen einzuhalten; Ich habe nicht die erforderliche Expertise für diese Aufgabe; Dieses Projekt passt nicht zu unseren aktuellen strategischen Zielen].
- Ton: Empathisch, respektvoll, aber bestimmt.
- Ziel: Die Anfrage klar ablehnen und gleichzeitig eine gute Beziehung aufrechterhalten. Wenn möglich, eine Alternative oder indirekte Hilfe anbieten.
- Alternative (optional): [z. B. Ich kann Ihnen [Name einer anderen Person] empfehlen, der/die dafür perfekt wäre; Hier ist ein Artikel/eine Ressource, die Ihnen helfen könnte; Wir können in [X Monaten] erneut darüber sprechen].

Dies ist oft eine heikle E-Mail. Sie muss sachlich und professionell sein und gleichzeitig zum Handeln anregen.

Die Prompt-Struktur

Verfasse eine Mahn-E-Mail für eine unbezahlte Rechnung. Der Ton sollte sich je nach Anzahl der Mahnungen ändern.
- Mahnstufe: [1. freundliche Erinnerung, 2. formellere Mahnung, 3. und letzte Mahnung vor rechtlichen Schritten].
- Rechnungsinformationen:
- Rechnungsnummer: [Nummer].
- Betrag: [Betrag].
- Ausstellungsdatum: [Datum].
- Fälligkeitsdatum: [Datum].
- Empfänger: [Name des Kontakts], [Unternehmen].
- Ton:
- Für die 1. Erinnerung: Freundlich und verständnisvoll (davon ausgehen, dass es sich um ein einfaches Versehen handelt).
- Für die 2. Mahnung: Professionell und direkt, unter Hinweis auf die Vertragsbedingungen.
- Für die 3. Mahnung: Formell und dringend, mit Nennung der nächsten Schritte bei Nichtzahlung.
- Call-to-Action: Die Rechnung über den Link [Link] bezahlen oder fragen, ob es Schwierigkeiten gibt.
- Anhang: Erwähnen, dass die Rechnung der Einfachheit halber erneut angehängt ist.

Ob es darum geht, einen neuen Mitarbeiter, eine Prozessänderung oder einen Erfolg anzukündigen, sind Klarheit und Begeisterung gefragt.

Die Prompt-Struktur

Verfasse eine interne Ankündigungs-E-Mail für mein Team.
- Gegenstand der Ankündigung: [z. B. Ankunft eines neuen Mitglieds, Start eines neuen Projekts, Erreichen eines Ziels, Änderung eines Verfahrens].
- Wichtige Details: [Geben Sie alle wichtigen Punkte an. Bei einem neuen Mitarbeiter: Name, Position, Startdatum, Hintergrund, Aufgaben. Bei einem Projekt: Name, Ziele, beteiligtes Team, Startdatum].
- Warum es wichtig ist: [Erklären Sie kurz die positiven Auswirkungen für das Team oder das Unternehmen].
- Ton: Positiv, informativ und ansprechend.
- Call-to-Action (falls erforderlich): [z. B. Heißt [Name] willkommen; Lest euch hier das neue Prozessdokument durch; Bereitet eure Fragen für das Kick-off-Meeting am Montag vor].
- Signatur: [Ihr Name], [Ihre Position].

Eine gute Vorstellung ist ein Geschenk. Sie sollte prägnant und für beide Seiten vorteilhaft sein.

Die Prompt-Struktur

Verfasse eine E-Mail, um zwei Personen aus meinem Netzwerk miteinander bekannt zu machen.
- Person 1: [Name von Person 1], [seine/ihre Rolle/Expertise], die ich in Kopie setze.
- Person 2: [Name von Person 2], [seine/ihre Rolle/Expertise], der Hauptempfänger.
- Kontext der Vorstellung: Erkläre kurz, warum ich denke, dass ihr Treffen für beide Seiten von Vorteil wäre. [z. B. Person 2, du suchst Expertise im Bereich [Bereich], und Person 1 ist ein(e) anerkannte(r) Experte/Expertin auf diesem Gebiet. Person 1, Person 2 arbeitet an einem innovativen Projekt [Beschreibung], das dich interessieren könnte].
- Ton: Herzlich und professionell.
- Call-to-Action: Den beiden Personen vorschlagen, das Gespräch zu übernehmen. Die klassische Formulierung lautet: „Ich überlasse es Ihnen, direkt miteinander in Kontakt zu treten. [Name von Person 1], ich überlasse Ihnen die Initiative, sich zu melden.“
- Betreff: Klar und direkt. Bsp.: „Vorstellung: [Name Person 1] <> [Name Person 2]“.

Die Antwort auf einen unzufriedenen Kunden ist eine Gelegenheit, eine negative Erfahrung in Kundenbindung umzuwandeln. Empathie, Klarheit und Proaktivität sind entscheidend.

Die Prompt-Struktur

Handle als erfahrener Kundenservice-Manager. Verfasse eine Antwort auf die Beschwerde-E-Mail eines Kunden.
- Name des Kunden: [Name].
- Problem des Kunden: [Fassen Sie die Beschwerde des Kunden sachlich zusammen, zitieren Sie wenn möglich seine eigenen Worte].
- Meine Analyse der Situation: [War es ein Fehler unsererseits? Ein Missverständnis? Ein technisches Problem?].
- Ton: Sehr empathisch, beruhigend und professionell. Der Kunde muss sich gehört und verstanden fühlen.
- Struktur der Antwort: 
  1.  Dem Kunden für sein Feedback danken und seine Frustration anerkennen. Seine Gefühle bestätigen.
  2.  Sich aufrichtig für die entstandenen Unannehmlichkeiten entschuldigen (wenn der Fehler bei uns liegt).
  3.  Kurz und transparent erklären, was passiert ist (ohne nach Ausreden zu suchen).
  4.  Eine konkrete und sofortige Lösung anbieten. [z. B. Wir werden Ihnen umgehend ein neues Produkt zusenden; Ich habe Ihnen soeben eine Rückerstattung von X € veranlasst; Hier ist eine Gutschrift für Ihre nächste Bestellung].
  5.  Die Maßnahmen erläutern, die ergriffen wurden, damit dies nicht wieder vorkommt.
  6.  Mit einer persönlichen Note abschließen und einen direkten Kontakt für weitere Fragen anbieten.

Die Willkommens-E-Mail gibt den Ton für die zukünftige Beziehung an, sei es mit einem neuen Kunden oder einem neuen Mitarbeiter. Sie sollte herzlich, informativ sein und die nächsten Schritte aufzeigen.

Die Prompt-Struktur

Verfasse eine Willkommens-E-Mail (Onboarding).
- Zielgruppe: [Neuer Kunde / Neuer Mitarbeiter].
- Name der Person: [Name].
- Kontext: [z. B. Er/Sie hat gerade unseren Service [Name des Services] abonniert / Er/Sie tritt dem Team als [Position] bei].
- Ton: Enthusiastisch, einladend und klar.
- Einzubeziehende Elemente:
- Eine persönliche Willkommensnachricht.
- Eine Erinnerung an den Wert/die Mission. [z. B. "Willkommen bei [Unternehmen], wo wir unseren Kunden helfen,..." / "Willkommen im Team, wir freuen uns, dich an Bord zu haben, um... aufzubauen"].
- Die entscheidenden nächsten Schritte (maximal 3 bis 5 Punkte). [z. B. Für einen Kunden: 1. Bestätigen Sie Ihr Konto. 2. Lesen Sie unseren Leitfaden für den Einstieg. 3. Planen Sie Ihren Onboarding-Anruf. Für einen Mitarbeiter: 1. Ihr Programm für den ersten Tag. 2. Ihre Zugangsdaten und Arbeitsmittel. 3. Treffen Sie Ihren Mentor/Vorgesetzten].
- Links zu nützlichen Ressourcen (FAQ, Dokumentation, Intranet etc.).
- Ansprechpartner bei Fragen.

Tipp vom Experten

Automatisierung ist hier Ihr bester Freund. Dieser Prompt ist perfekt, um eine Vorlage zu erstellen, die Sie in Ihr CRM oder Ihr HR-System integrieren können. Wir haben Automatisierungs-Workflows auf Basis solcher Vorlagen eingerichtet. Dies stellt sicher, dass jeder Neuzugang eine konsistente und hochwertige Kommunikation erhält, und spart uns gleichzeitig erheblich Zeit.

Um die Qualität und Relevanz unserer Ratschläge zu gewährleisten, stützen wir uns auf bewährte Praktiken und kontinuierliche Forschung in den Bereichen KI und professionelle Kommunikation.

• OpenAI Blog: Offizielle Ressource für Best Practices und Updates zu GPT-Modellen, einschließlich Anleitungen zur Erstellung effektiver Anweisungen.
• Google AI / DeepMind Blog: Artikel und Veröffentlichungen zu den Fähigkeiten und Anwendungen von KI-Modellen wie Gemini, die Einblicke in die Funktionsprinzipien von Konversations-KI bieten.
• Harvard Business Review (HBR): Führende Publikationen über Unternehmenskommunikation, Managementeffektivität und Produktivität, die unseren strategischen Ansatz zur Nutzung von KI für berufliche Aufgaben prägen.
• Anthropic's Documentation: Technische Anleitungen zum „Prompt Engineering“ für das Claude-Modell, die Techniken für zuverlässigere, präzisere und kreativere Antworten detailliert beschreiben.